Pytanie „ile kosztuje obsługa informatyczna firmy” nie ma jednej odpowiedzi, bo firmy kupują ją na trzy różne sposoby: w abonamencie, za godziny albo zatrudniając informatyka na etat. Każdy model inaczej rozkłada koszty i ryzyko. Poniżej porównujemy je na liczbach i podpowiadamy, o co zapytać, zanim podpiszesz umowę.
Trzy modele obsługi IT
| Model | Jak płacisz | Kiedy ma sens | Na co uważać |
|---|---|---|---|
| Abonament | Stała kwota co miesiąc za pulę godzin i czas reakcji | Firma ma stronę, pocztę, chmurę i kilka systemów, które ktoś musi pilnować na bieżąco | Zakres umowy, co z niewykorzystanymi godzinami, czy obejmuje sprzęt |
| Godzinówka | Za każdą przepracowaną godzinę, zwykle po zgłoszeniu | Problemy zdarzają się rzadko i nic nie jest krytyczne | Minimalny czas rozliczenia, dopłaty za pilność, brak pracy zapobiegawczej |
| Etat | Pensja, ZUS, sprzęt, szkolenia | Dużo codziennej pracy na miejscu, kilkudziesięciu użytkowników i więcej | Jedna osoba nie zna się na wszystkim, urlopy i odejścia zostawiają firmę bez wsparcia |
Chcesz znać koszt obsługi IT w swojej firmie? Zobacz pakiety Pogotowia IT z ceną, pulą godzin i czasem reakcji. Pierwszy miesiąc zaczynamy od audytu środowiska. Zobacz cennik →
Ile kosztuje obsługa IT w abonamencie?
Cena abonamentu zależy głównie od trzech rzeczy: liczby godzin w miesiącu, czasu reakcji na zgłoszenie i tego, co jest w cenie poza godzinami. Żeby dać konkretny punkt odniesienia, tak wyglądają nasze pakiety Pogotowia IT (ceny netto):
| Pakiet | Cena / mies. | Pula godzin | Czas reakcji | Cena za godzinę z puli |
|---|---|---|---|---|
| Standard | 1 100 zł | 5 h | do 24 h | 220 zł |
| Premium | 1 900 zł | 10 h | do 4 h | 190 zł |
| Business | 3 000 zł | 18 h | do 2 h | ok. 167 zł |
Ostatnia kolumna to zwykłe dzielenie, ale nie mówi wszystkiego. W każdym pakiecie bez schodzenia z puli godzin są monitoring dostępności strony, kopie zapasowe, powiadomienia o awariach i pilnowanie terminów odnowienia domen, certyfikatów SSL i licencji. Przy rozliczeniu godzinowym za takie rzeczy albo płacisz osobno, albo nikt ich nie robi.
Kiedy wystarczy rozliczenie godzinowe?
Jeśli masz prostą stronę, pocztę w popularnej usłudze i problemy zdarzają się kilka razy w roku, płacenie za godziny może wyjść taniej. Warunek jest jeden: musisz akceptować, że przy awarii czekasz na wolny termin, a nikt nie pilnuje aktualizacji i kopii zapasowych między zgłoszeniami.
Porównując stawki godzinowe, pytaj o:
- minimalny czas rozliczenia (czy 10 minut pracy liczy się jako godzina),
- dopłaty za zgłoszenia pilne, wieczorem i w weekend,
- koszt dojazdu, jeśli praca wymaga wizyty,
- czas reakcji, który firma realnie gwarantuje na piśmie.
Informatyk na etacie czy outsourcing?
Informatyk na etacie to według naszych szacunków od 7 000 do 12 000 zł brutto miesięcznie, do tego ZUS pracodawcy, sprzęt, szkolenia i zastępstwo na czas urlopu. Ma to sens, gdy pracy wystarcza na pełny etat, np. przy kilkudziesięciu stanowiskach i dużej ilości sprzętu na miejscu.
W firmach od kilku do kilkudziesięciu osób częściej wychodzi taniej outsourcing IT. Płacisz za faktycznie potrzebne godziny, a zamiast jednej osoby masz dostęp do zespołu, który zna się na stronie, poczcie, bezpieczeństwie i AI. Nie zostajesz też bez wsparcia, gdy ktoś idzie na urlop albo odchodzi z firmy.
Co wpływa na cenę obsługi informatycznej?
- Liczba systemów i użytkowników. Strona, sklep, poczta, chmura, systemy księgowe i dziedzinowe, konta pracowników.
- Czas reakcji. Reakcja do 2 godzin kosztuje więcej niż do 24 godzin, bo ktoś musi być gotowy.
- Praca zapobiegawcza. Monitoring, aktualizacje, kopie zapasowe, dokumentacja. Kosztuje, ale zwykle mniej niż jedna poważna awaria.
- Wymagania prawne. RODO, KSeF, e-Doręczenia, a w części branż dyrektywa NIS2.
- Zakres na miejscu. Serwis komputerów i drukarek wymaga dojazdów. My zajmujemy się oprogramowaniem, stroną, pocztą, chmurą i bezpieczeństwem zdalnie, bez serwisu sprzętu.
O co zapytać przed podpisaniem umowy
- Co dokładnie jest w cenie, a za co zapłacę osobno?
- Co dzieje się z niewykorzystanymi godzinami i jak wyceniane są nadgodziny?
- Jaki jest czas reakcji i czy liczy się w godzinach roboczych?
- Kto ma dostępy i hasła, i czy dostanę je, gdy zakończymy współpracę?
- Czy firma podpisze umowę powierzenia przetwarzania danych (RODO)?
- Jaki jest okres wypowiedzenia i czy są kary umowne?
Podsumowanie
Najtańszy na papierze model nie zawsze jest najtańszy w praktyce. Rozliczenie godzinowe wygrywa, gdy rzadko coś się psuje. Abonament wygrywa, gdy firma zależy od strony, poczty i danych, a przestój kosztuje. Etat ma sens dopiero wtedy, gdy pracy wystarcza na pełny wymiar godzin. Jeśli chcesz porównać to na swoim przykładzie, zajrzyj do cennika Pogotowia IT albo napisz, czym się zajmujesz, a policzymy to razem.
