Branża prezentowa – Jak przyspieszyliśmy kompletację zamówień o 40%

Wprowadzenie

Klient z branży prezentowej, lider w swojej kategorii, zmagał się z wyzwaniami wynikającymi z dużej liczby zamówień oraz skomplikowanego procesu ich kompletacji. W czasie największego ruchu, szczególnie w okresach świątecznych, proces kompletacji powodował opóźnienia i nieefektywność.

Tradycyjny sposób pracy opierał się na:

• Ręcznym generowaniu etykiet kurierskich dla każdego dostawcy osobno.
• Braku informacji na etykietach – pracownicy musieli każdorazowo sprawdzać szczegóły zamówienia w systemie, co wydłużało proces kompletacji.
• Braku automatycznego potwierdzania statusu zamówienia po jego skompletowaniu.

Naszym celem było stworzenie rozwiązania, które usprawni proces od momentu generowania etykiet aż po wysyłkę, redukując liczbę błędów i przyspieszając kompletację.

Wyzwanie

Główne problemy klienta obejmowały:

• Czasochłonne generowanie etykiet kurierskich: Każdy kurier wymagał osobnego procesu, co zajmowało czas i wymagało dodatkowego wysiłku.
• Brak szczegółów na etykietach: Pracownicy musieli ręcznie sprawdzać, co znajduje się w zamówieniu, i szukać produktów w magazynie.
• Ręczna aktualizacja statusów: Po skompletowaniu zamówienia konieczne było ręczne potwierdzenie gotowości zamówienia do wysyłki, co zwiększało ryzyko błędów.

Rozwiązanie

Zaprezentowaliśmy klientowi kompleksowy system, który zrewolucjonizował proces kompletacji zamówień:

1. Automatyczne generowanie etykiet kurierskich

• Wdrożyliśmy system, który na raz generuje etykiety kurierskie dla wszystkich dostawców, eliminując konieczność oddzielnego procesu dla każdego providera.

• Etykiety zawierają szczegóły zamówienia, w tym:

  • Listę produktów.
  • Elementy składowe zamówienia.
  • Lokalizację produktów w magazynie.

2. Usprawnienie procesu kompletacji

• Pracownik otrzymuje etykietę z kompletnymi informacjami o zamówieniu, dzięki czemu:

  • Może szybko znaleźć wszystkie produkty w magazynie.
  • W pojedynkę skompletować zamówienie bez potrzeby dodatkowej weryfikacji.

3. Skaner i automatyzacja statusów

• Po skompletowaniu zamówienia pracownik skanuje etykietę, co automatycznie zmienia status zamówienia w systemie na „skompletowane”.
• Klient natychmiast otrzymuje e-mail z potwierdzeniem, że jego paczka jest gotowa do wysyłki.

4. Poprawa komunikacji z klientem

• Dzięki automatycznym powiadomieniom klienci są na bieżąco informowani o statusie swoich zamówień, co redukuje liczbę zapytań do działu obsługi klienta i zwiększa zaufanie do sklepu.

Efekty

Wdrożenie systemu przyniosło natychmiastowe korzyści:

• Przyspieszenie kompletacji zamówień o 40%: Proces stał się bardziej intuicyjny i mniej czasochłonny.
• Redukcja błędów: Informacje na etykietach minimalizują ryzyko pomyłek przy kompletacji.
• Wyższy wskaźnik zadowolenia klientów: Automatyczne powiadomienia i szybsza realizacja zamówień zwiększyły satysfakcję klientów.
• Optymalizacja pracy zespołu: Dzięki usprawnieniom pracownicy mogli skoncentrować się na bardziej strategicznych zadaniach.

Ciekawostki

• Pomysł na ułatwienie: Zamiast skomplikowanych systemów do kompletacji wdrożyliśmy rozwiązanie, które w pełni wykorzystuje potencjał prostych etykiet.
• Działanie w czasie rzeczywistym: System działa na bieżąco, co pozwala monitorować postęp kompletacji w czasie rzeczywistym.
• Szczegóły na etykietach – mała rzecz, wielka zmiana: Dzięki prostemu zabiegowi dodania informacji o zamówieniu na etykiety cały proces uległ diametralnej poprawie.

Podsumowanie

Nasze rozwiązanie to dowód na to, że automatyzacja procesów i odpowiednie podejście do zarządzania informacjami mogą przynieść ogromne oszczędności czasu i zasobów. Klient nie tylko usprawnił swój proces kompletacji, ale także poprawił wizerunek swojej marki w oczach klientów.

Czy Twoja firma zmaga się z wyzwaniami związanymi z obsługą zamówień? Skontaktuj się z nami – znajdziemy rozwiązanie, które przyspieszy Twoje procesy i zwiększy efektywność!