B2Wed – Automatyzacja obsługi przelewów tradycyjnych

B2Wed to marka prowadząca kilka sklepów internetowych w branży ślubnej, oferujących personalizowane produkty dla par młodych i ich gości. Choć w erze cyfrowej szybkie metody płatności dominują, u tego klienta znaczący odsetek zamówień realizowany był za pomocą przelewów tradycyjnych. Paradoksalnie, to właśnie tradycyjna forma płatności generowała największe problemy – manualne sprawdzanie przelewów, ręczna aktualizacja statusów zamówień oraz konieczność wysyłania przypomnień o płatności zajmowały ogrom czasu.

Wyzwanie

Wysoka popularność przelewów tradycyjnych w B2Wed skutkowała:

• Koniecznością ręcznego weryfikowania każdego przelewu w systemie bankowym.
• Dodawaniem informacji o wpłatach do zamówień w systemie.
• Wysyłaniem przypomnień o brakujących płatnościach – co angażowało obsługę sklepu.
• Ryzykiem pomyłek i opóźnień, które wpływały na doświadczenia klientów.

Te powtarzalne zadania zajmowały czas, który mógłby zostać spożytkowany na bardziej strategiczne działania.

Rozwiązanie

Zaprezentowaliśmy B2Wed rozwiązanie, które zautomatyzowało proces obsługi przelewów tradycyjnych. Stworzyliśmy dedykowane narzędzie, które:

1. Automatyczne sprawdzanie kont bankowych
   Nasz system łączy się z kontem bankowym klienta za pomocą skrzynki e-mail i pobiera dane o przelewach.
2. Aktualizacja statusów zamówień
   System dopasowuje przelewy do zamówień w sklepie internetowym i automatycznie zmienia ich status.
3. Obsługa niejasnych przypadków dzięki AI
   W sytuacjach, gdy system nie jest w stanie jednoznacznie przyporządkować przelewu do zamówienia (np. brak numeru zamówienia w tytule przelewu), AI:
   • Analizuje dane klienta, aby znaleźć możliwe dopasowania.
   • Wysyła do klienta automatyczne zapytanie w celu wyjaśnienia sytuacji (np. czy przelew to opłata, dopłata czy inny rodzaj płatności).
4. Wysyłanie przypomnień
   Narzędzie automatycznie generuje przypomnienia dla klientów, którzy nie dokonali płatności w ustalonym czasie, eliminując konieczność ręcznej obsługi.

Efekty

Wdrożenie narzędzia przyniosło wymierne korzyści:

• Zwolnienie jednego etatu: Obsługa przelewów tradycyjnych, która wcześniej zajmowała pracownika przez cały dzień, została w pełni zautomatyzowana. Osoba ta mogła zostać skierowana do innych, bardziej strategicznych zadań, takich jak obsługa klienta czy rozwijanie oferty sklepu.
• Oszczędność czasu: Zamiast ręcznego sprawdzania i aktualizowania statusów, obsługa sklepu może skoncentrować się na priorytetowych zadaniach.
• Poprawa dokładności: Automatyzacja zmniejszyła liczbę błędów, które mogły wynikać z ręcznego wprowadzania danych.
• Lepsze doświadczenia klientów: Statusy zamówień są aktualizowane na bieżąco, co zwiększyło zaufanie klientów i usprawniło proces realizacji zamówień.

Ciekawostki

• AI jako partner w rozmowie z klientem: Dzięki sztucznej inteligencji system potrafi prowadzić dialog z klientem, pomagając doprecyzować szczegóły płatności, co znacznie odciążyło dział obsługi.
• Większa efektywność: Narzędzie działa 24/7, co oznacza, że statusy zamówień aktualizują się nawet poza godzinami pracy zespołu.

Podsumowanie

Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu B2Wed nie tylko usprawniło proces obsługi zamówień, ale również zyskało nowe możliwości rozwoju. Automatyzacja pozwoliła na oszczędność czasu i zasobów, co przełożyło się na większą efektywność całego zespołu.

Czy Twoja firma również zmaga się z manualnymi procesami, które mogłyby zostać zautomatyzowane? Skontaktuj się z nami – znajdziemy rozwiązanie idealne dla Ciebie!